Conditions Générales de Service et d’Utilisation

OptiRatio — Service d’analyse et d’optimisation des achats
Version 3.0 — Applicables à compter du 10 septembre 2026

OptiRatio
Siège social : 19 rue Paul Manivet, 84000 Avignon
RCS Avignon : 100 381 425 — TVA : FR27100381425
Président : Ludovic Jacout — contact@optiratio.fr

Article 1 — Champ d’application

Les présentes Conditions Générales de Service et d’Utilisation (ci-après « CGSU ») s’appliquent à toute commande, souscription ou utilisation d’une prestation OptiRatio par un client professionnel (ci-après « le Client »), qu’elle soit effectuée en ligne, par devis, bon de commande ou contrat commercial signé.

Elles s’appliquent notamment au diagnostic d’achats, au point annuel, au suivi OptiRatio et aux prestations sur mesure proposées aux groupes, réseaux, établissements multi-sites et collectivités.

Elles priment sur tout document du Client sauf accord écrit contraire. L’acceptation d’un devis, d’un bon de commande, d’un contrat commercial ou la souscription à un service OptiRatio vaut acceptation pleine et entière des présentes CGSU.

Les présentes CGSU, dans leur version en vigueur, sont publiées et consultables à tout moment sur le site www.optiratio.fr.

OptiRatio se réserve le droit de modifier les présentes CGSU. Les modifications applicables à une prestation récurrente en cours sont notifiées au Client par email et entrent en vigueur trente (30) jours après cette notification. En cas de désaccord avec une modification substantielle, le Client peut résilier la prestation récurrente concernée sans frais pendant ce délai.

Article 2 — Description des services

2.1 Services et prestations

OptiRatio propose des services d’analyse, de suivi et d’optimisation des achats destinés aux professionnels de la restauration, de l’hôtellerie et plus largement du secteur CHR.

Le périmètre exact des prestations souscrites par le Client, leur fréquence, les éventuelles prestations d’accompagnement ainsi que les conditions tarifaires applicables sont précisés dans le contrat commercial, le devis ou le bon de commande accepté par le Client.

Les fonctionnalités et prestations peuvent notamment comprendre, selon le service souscrit :

• l’analyse des achats, factures et devis fournisseurs ;
• le calcul d’indicateurs de performance achat ;
• la comparaison des prix d’achat avec les données de marché disponibles ;
• l’analyse par produit, famille de produits ou fournisseur ;
• l’identification des écarts de prix et des opportunités d’optimisation ;
• la production de tableaux de bord, synthèses et rapports ;
• la préparation d’éléments et d’arguments d’aide à la négociation ;
• l’analyse comparative de devis fournisseurs ;
• l’accompagnement du Client dans l’optimisation de ses achats ;
• lorsque cela est expressément prévu au contrat, l’assistance ou la représentation du Client dans le cadre de négociations avec ses fournisseurs.

Les prestations effectivement accessibles au Client sont celles mentionnées dans le document commercial accepté lors de la commande ou de la souscription.

2.2 Diagnostic d’achats

Le diagnostic d’achats constitue la prestation initiale OptiRatio. Il est réalisé une seule fois sur le périmètre défini avec le Client et permet d’identifier sa position d’achat par rapport au marché, référence par référence, famille par famille et fournisseur par fournisseur.

Pour un établissement ouvert à l’année, le diagnostic est réalisé à partir de deux (2) à trois (3) mois de factures fournisseurs, sauf périmètre différent convenu par écrit.

Pour un établissement saisonnier, le diagnostic peut être réalisé à partir des devis de début de saison transmis avant les premières commandes. Le Client communique alors les informations de volume prévisionnel nécessaires à l’analyse.

Le diagnostic comprend notamment :

• l’analyse des lignes de factures ou de devis entrant dans le périmètre accepté ;
• la comparaison des prix avec les données de marché disponibles ;
• un score d’achat global et, lorsque les données le permettent, des scores par famille et par fournisseur ;
• l’identification des écarts de prix et leur hiérarchisation ;
• l’identification des irrégularités tarifaires détectées ;
• des arguments et axes de négociation ;
• la remise d’un rapport ;
• une restitution personnalisée d’une durée maximale d’une (1) heure.

2.3 Garantie du diagnostic

Le diagnostic d’achats bénéficie d’une garantie de résultat portant sur le montant d’économies identifié par OptiRatio.

Pour le format Bilan, OptiRatio s’engage à identifier un montant d’économies annualisées au moins égal à cinq (5) fois le prix HT effectivement applicable au diagnostic.

Pour le format Saison, OptiRatio s’engage à identifier un montant d’économies sur la saison au moins égal à cinq (5) fois le prix HT effectivement applicable au diagnostic.

Si ce seuil n’est pas atteint, le prix du diagnostic n’est pas dû et le Client conserve le rapport remis. Si une somme a déjà été encaissée au titre du diagnostic, elle est remboursée ou fait l’objet d’un avoir dans les conditions précisées sur la facture correspondante.

Pour les groupes, réseaux, établissements multi-sites, collectivités et dossiers faisant l’objet d’un devis sur mesure, le montant ou le mécanisme de garantie est défini dans le document commercial accepté.

Les « économies identifiées » correspondent à une estimation calculée à partir des écarts observés entre les prix du Client et les références de marché disponibles, appliqués aux volumes ou hypothèses de volumes retenus pour le diagnostic. Cette garantie porte sur les économies identifiées dans le rapport et non sur les économies effectivement réalisées par le Client après négociation.

Une fois le périmètre du diagnostic accepté et les données nécessaires jugées exploitables par OptiRatio, la garantie n’est conditionnée ni à la souscription ultérieure d’un suivi OptiRatio, ni à la mise en œuvre des recommandations par le Client.

2.4 Point annuel et suivi OptiRatio

À l’issue du diagnostic, le Client reste libre de poursuivre ou non avec OptiRatio. Le point annuel ou le suivi OptiRatio fait l’objet d’une souscription distincte. Aucune souscription au suivi n’est imposée au moment du diagnostic.

Pour les établissements dont le chiffre d’affaires annuel HT est compris entre 250 000 € et 400 000 €, OptiRatio propose un point annuel destiné à vérifier l’application des tarifs négociés et à repérer les nouveaux écarts ou dérives apparus depuis le diagnostic.

Pour les établissements dont le chiffre d’affaires annuel HT dépasse 400 000 €, OptiRatio peut proposer un suivi récurrent mensuel.

Le suivi OptiRatio comprend notamment, selon le périmètre commercial accepté :

Tous les mois :

• contrôle des prix sur les références connues ;
• synthèse des évolutions et de leur impact financier ;
• alerte sur les hausses ou irrégularités tarifaires détectées.

À intervalles réguliers, notamment trimestriels :

• rendez-vous de plan d’action avec un consultant OptiRatio ;
• priorisation des négociations à mener ;
• analyse de devis fournisseurs, dans la limite prévue par l’offre souscrite et, pour l’offre standard, jusqu’à deux (2) analyses par an.

Le suivi a pour objectif d’aider le Client à transformer les écarts identifiés en marge effective et à vérifier que les conditions obtenues restent correctement appliquées dans le temps.

2.5 Groupes, réseaux, multi-sites et collectivités

Pour les groupes, réseaux, établissements multi-sites, collectivités ou besoins nécessitant une consolidation spécifique, OptiRatio propose une prestation sur mesure.

Le périmètre, les établissements concernés, la fréquence, les modalités de consolidation, les livrables, les conditions tarifaires et les éventuelles garanties sont définis dans un devis ou contrat commercial spécifique.

2.6 Négociation fournisseur pour le compte du Client

Lorsque la prestation souscrite par le Client prévoit une négociation fournisseur réalisée par OptiRatio pour son compte, cette intervention est effectuée à la demande du Client. Dans ce cadre, OptiRatio intervient exclusivement en qualité de négociateur, au nom et pour le compte du Client.

Mandat préalable. Toute négociation menée par OptiRatio pour le compte du Client est subordonnée à la signature préalable, par le Client, d’un mandat de négociation autorisant expressément OptiRatio à négocier les conditions commerciales auprès du ou des fournisseurs désignés. Le modèle de ce mandat est communiqué au Client lorsque cette prestation est prévue dans le document commercial accepté. Aucune négociation n’est engagée par OptiRatio tant que ce mandat n’a pas été signé par le Client.

Rôle d’OptiRatio. Dans le cadre de ce mandat, OptiRatio représente le Client dans les échanges avec le fournisseur, négocie les prix et conditions commerciales en son nom et lui rend compte des résultats. OptiRatio agit dans le seul intérêt du Client et ne perçoit aucune commission, rétro-commission ni avantage de la part des fournisseurs.

Le Client reste l’acheteur. OptiRatio n’est en aucun cas autorisé à passer commande, à signer un bon de commande ou un contrat d’achat, à engager financièrement le Client, à réceptionner la marchandise ou à régler les fournisseurs. Le Client demeure seul acheteur : il conserve le choix du fournisseur, commande, réceptionne et paie lui-même la marchandise. Toute condition négociée par OptiRatio ne devient effective qu’après validation expresse et commande par le Client.

Lorsque le document commercial ou le mandat prévoit un engagement de résultat spécifique pour une négociation menée par OptiRatio, ses critères, son délai, son périmètre et ses conséquences financières sont précisés dans ledit document.

Article 3 — Commande, souscription et mise en service

3.1 Commande du diagnostic

La commande du diagnostic s’effectue par acceptation d’un devis, d’un bon de commande ou d’un contrat commercial.

Le Client garantit que les informations communiquées à OptiRatio, notamment celles relatives à son établissement, son chiffre d’affaires, ses fournisseurs et ses volumes d’achats, sont exactes et suffisamment complètes pour permettre la réalisation de la prestation.

Après validation de la commande, OptiRatio communique au Client les modalités de transmission sécurisée des documents nécessaires au diagnostic.

La prestation débute lorsque les documents nécessaires au périmètre convenu ont été reçus dans un format exploitable.

3.2 Déroulement du diagnostic

Le diagnostic se déroule selon les étapes suivantes :

La remise du diagnostic met fin à la prestation ponctuelle, sauf souscription distincte à un point annuel, à un suivi OptiRatio ou à une autre prestation.

3.3 Souscription au point annuel ou au suivi OptiRatio

Le point annuel ou le suivi OptiRatio ne peut être considéré comme souscrit du seul fait de la réalisation du diagnostic.

Toute poursuite de la relation au titre de ces prestations nécessite l’acceptation d’un document commercial distinct ou d’une option clairement identifiée dans le contrat initial.

Pour le suivi mensuel, la mise en service intervient à la date indiquée dans le document commercial accepté. Le Client transmet ensuite ses documents d’achat selon les modalités prévues à l’article 8.

Pour le point annuel, le calendrier d’analyse et la période de référence sont convenus avec le Client.

Article 4 — Tarifs et facturation

4.1 Tarifs

Sauf mention contraire, tous les tarifs OptiRatio sont exprimés en euros hors taxes (HT), auxquels s’ajoutent les taxes applicables au jour de la facturation.

Le tarif applicable est déterminé par le chiffre d’affaires annuel HT de l’établissement et par la prestation souscrite. Sauf disposition différente figurant dans un devis ou contrat commercial accepté, la grille tarifaire de référence est la suivante :

Pour un établissement saisonnier, le même palier tarifaire s’applique au diagnostic réalisé sur les devis de début de saison, sauf disposition contraire du document commercial accepté.

4.2 Offre de lancement

Pour les diagnostics commandés au plus tard le 30 septembre 2026 inclus, les tarifs de lancement suivants sont applicables :

À compter du 1er octobre 2026, les tarifs standards prévus à l’article 4.1 s’appliquent, sauf offre commerciale écrite différente.

4.3 Tarif fondateur

Pour le palier de chiffre d’affaires annuel HT compris entre 400 000 € et 800 000 €, OptiRatio peut proposer aux dix (10) premiers clients éligibles un tarif fondateur de 149 € HT par mois pour le suivi OptiRatio.

Lorsqu’il est accordé, ce tarif est garanti pendant douze (12) mois à compter de la date d’activation du suivi, sous réserve du maintien sans interruption de la souscription concernée.

L’éligibilité au tarif fondateur est confirmée dans le document commercial accepté. À l’issue des douze (12) mois, le tarif standard du palier applicable entre en vigueur, sauf accord écrit contraire.

4.4 Modalités de paiement

Les modalités et échéances de paiement du diagnostic, du point annuel, du suivi OptiRatio et des prestations sur mesure sont celles précisées dans le devis, le contrat, le bon de commande ou la facture correspondante.

Pour le suivi OptiRatio facturé mensuellement, le règlement intervient à la date anniversaire de la souscription, par le moyen de paiement convenu avec le Client, notamment carte bancaire ou prélèvement SEPA.

En cas d’échec de prélèvement ou d’impayé, OptiRatio en informe le Client par email. À défaut de régularisation sous sept (7) jours, le service récurrent peut être suspendu. En cas de non-régularisation dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure, la prestation récurrente peut être résiliée de plein droit.

La garantie du diagnostic prévue à l’article 2.3 s’applique indépendamment des modalités de paiement convenues.

4.5 Évolution des tarifs

OptiRatio se réserve le droit de faire évoluer ses tarifs.

Toute modification tarifaire applicable à une prestation récurrente en cours est communiquée au Client par email avec un préavis minimum de trente (30) jours. Le Client peut résilier la prestation récurrente concernée sans frais pendant ce délai.

Les tarifs promotionnels ou garantis pour une durée déterminée, notamment le tarif fondateur prévu à l’article 4.3, restent applicables pendant la période expressément prévue dans le document commercial correspondant.

4.6 Intérêts de retard

Tout impayé donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure, à l’application d’intérêts de retard au taux directeur de la BCE majoré de dix (10) points, ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante (40) euros conformément à l’article D. 441-5 du Code de commerce.

Article 5 — Durée et résiliation

5.1 Prestations ponctuelles

Le diagnostic d’achats est une prestation ponctuelle. Il prend fin à la remise du rapport et à la restitution prévue à l’article 2.2.

Le point annuel constitue également une prestation distincte. Il n’est pas renouvelé automatiquement sauf si le document commercial accepté prévoit expressément un renouvellement.

5.2 Durée du suivi OptiRatio

Sauf durée différente prévue au contrat commercial, le suivi OptiRatio est souscrit pour une durée d’un (1) mois à compter de sa date d’activation.

Il est renouvelable tacitement par périodes successives d’un (1) mois, sauf résiliation dans les conditions prévues ci-après.

5.3 Résiliation du suivi à l’initiative du Client

Le Client peut résilier son suivi OptiRatio à tout moment, sans préavis supplémentaire, en adressant sa demande par email à abonnement@optiratio.fr.

OptiRatio accuse réception de la demande dans un délai de quarante-huit (48) heures ouvrables et confirme au Client la date de fin effective du suivi.

La résiliation prend effet à la prochaine date anniversaire mensuelle suivant la demande. Tout mois commencé est dû et aucun remboursement au prorata n’est applicable, sous réserve des garanties expressément prévues au contrat.

À titre d’exemple, un Client dont la date anniversaire est le 15 du mois et qui adresse sa demande de résiliation le 20 verra son suivi prendre fin le 15 du mois suivant.

5.4 Changement de niveau de service à l’initiative du Client

Le Client peut demander un changement de niveau de service, de périmètre ou de fréquence, sous réserve des prestations commercialisées par OptiRatio au moment de la demande.

Les nouvelles conditions, notamment tarifaires, sont confirmées dans un document commercial accepté par le Client avant leur prise d’effet.

5.5 Suspension ou résiliation à l’initiative d’OptiRatio

OptiRatio peut suspendre l’accès au service, puis résilier une prestation récurrente, dans les cas suivants :

• impayé : suspension après sept (7) jours sans régularisation, résiliation de plein droit après mise en demeure restée sans effet pendant trente (30) jours ;
• usage frauduleux ou contraire aux présentes CGSU : suspension immédiate, puis résiliation après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours ;
• communication volontaire de données fausses ou trompeuses ayant une incidence substantielle sur la prestation : résiliation après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours.

La mise en demeure est adressée par email avec accusé de réception à l’adresse déclarée par le Client. La suspension n’ouvre pas droit à remboursement de la période en cours, sauf disposition légale impérative ou engagement contractuel contraire.

5.6 Effets de la résiliation

À la date d’effet de la résiliation d’une prestation récurrente, l’accès aux fonctionnalités correspondantes est désactivé.

Les conditions d’export des livrables et des données du Client sont décrites à l’article 6 des présentes.

La résiliation du suivi n’affecte pas la propriété du Client sur les rapports et livrables qui lui ont déjà été remis dans le cadre d’une prestation intégralement réglée.

Article 6 — Export des données et changement de prestataire de services

Conformément au règlement (UE) 2023/2854 dit « Data Act », le Client dispose, dans les conditions applicables à son service, du droit d’exporter ses données et livrables et de changer de prestataire de services sans entrave technique ou contractuelle injustifiée.

À la date d’effet de la résiliation d’un service donnant accès à un espace numérique, et pendant une période de soixante (60) jours, OptiRatio met à la disposition du Client ses livrables disponibles, notamment diagnostics, rapports, synthèses et tableaux de bord, ainsi que ses données exportables, selon l’une des modalités suivantes : (i) mise à disposition dans un espace en ligne dédié accessible par le Client, ou (ii) dépôt dans un dossier sécurisé au nom du Client sur la plateforme de transfert utilisée par OptiRatio.

Les livrables sont fournis dans leur format d’origine lorsqu’il est disponible, notamment PDF pour les rapports. Les données structurées exportables sont mises à disposition dans un format couramment utilisé et lisible par machine, notamment CSV ou XLSX.

OptiRatio apporte une assistance raisonnable au Client durant cette période pour faciliter le transfert vers un nouveau prestataire de services ou vers sa propre infrastructure.

Passé le délai de soixante (60) jours, les données et livrables concernés sont supprimés conformément à l’Annexe 1 (CTD) et à l’Annexe 2 (Politique de Confidentialité), sous réserve des obligations légales de conservation.

Article 7 — Obligations d’OptiRatio

OptiRatio s’engage à :

• réaliser le diagnostic conformément au périmètre accepté et remettre le rapport prévu à l’article 2.2 ;
• appliquer la garantie du diagnostic dans les conditions prévues à l’article 2.3 ;
• pour les Clients bénéficiant d’un suivi mensuel, réaliser le contrôle des données d’achat selon la fréquence convenue et fournir les livrables prévus dans le document commercial ;
• lorsque le calendrier standard mensuel est applicable, fournir le livrable entre le 1er et le 10 du mois M+1, sous réserve que les données d’achats du mois M aient été transmises par le Client au plus tard le dernier jour du mois M dans un format exploitable et sans anomalie bloquante ;
• organiser les points d’action ou rendez-vous d’accompagnement prévus par l’offre souscrite ;
• mettre à jour régulièrement la base de données benchmark ;
• assurer une disponibilité du service numérique de 99 % par mois, hors maintenances programmées annoncées quarante-huit (48) heures à l’avance et événements échappant raisonnablement au contrôle d’OptiRatio ;
• répondre aux demandes de support dans un délai de quarante-huit (48) heures ouvrables ;
• notifier le Client de toute modification significative du service récurrent dans un délai raisonnable.

Article 8 — Obligations du Client et transmission des documents

8.1 Obligations générales

Le Client s’engage à :

• fournir des informations exactes, complètes et à jour nécessaires à la réalisation des prestations ;
• ne pas communiquer ses identifiants d’accès à des tiers non autorisés ;
• utiliser le service exclusivement pour ses propres besoins professionnels et non pour le revendre ou le sous-licencier ;
• informer OptiRatio sans délai de toute anomalie ou difficulté constatée ;
• coopérer de bonne foi avec OptiRatio lorsque des précisions sont nécessaires à l’analyse.

8.2 Transmission des factures et devis

Pour le diagnostic format Bilan, le Client met à disposition d’OptiRatio les factures fournisseurs correspondant au périmètre convenu, en principe sur une période de deux (2) à trois (3) mois.

Pour le diagnostic format Saison, le Client transmet les devis de début de saison ainsi que les informations de volumes prévisionnels nécessaires à l’analyse.

Pour le suivi OptiRatio, le Client transmet les factures ou documents d’achat selon la fréquence convenue au contrat.

Sauf accord écrit contraire, les documents sont transmis au format PDF et doivent être suffisamment lisibles pour permettre une extraction et une analyse fiables. Les documents illisibles, flous, partiellement coupés ou incomplets peuvent être écartés de l’analyse ; OptiRatio en informe le Client lorsque cela affecte substantiellement le résultat.

La transmission peut s’effectuer selon l’un des canaux convenus avec le Client, notamment :

• Canal 1 — Plateforme sécurisée. Le Client dépose ses documents dans son espace ou dossier sécurisé dont le lien d’accès lui est communiqué par OptiRatio.
• Canal 2 — Mise en relation avec l’expert-comptable du Client. Le Client communique à OptiRatio les coordonnées de son expert-comptable et l’autorise à être contacté afin d’organiser la transmission des documents.
• Canal 3 — Accès à une solution tierce de gestion des factures. Le Client peut fournir à OptiRatio un accès en lecture seule à sa solution, selon les modalités autorisées par l’éditeur concerné.

Le Client demeure seul responsable de l’exactitude, de la complétude et de la licéité des documents transmis, quel que soit le canal utilisé.

En cas de transmission incomplète, tardive ou inexploitable, les délais de traitement ou la portée de l’analyse peuvent être impactés sans que la responsabilité d’OptiRatio puisse être engagée.

Article 9 — Responsabilité et portée des résultats

Sous réserve de la garantie spécifique du diagnostic prévue à l’article 2.3 et des éventuels engagements de résultat expressément prévus dans un mandat de négociation, OptiRatio fournit ses autres services dans le cadre d’une obligation de moyens.

Les analyses et recommandations produites sont basées sur les données transmises par le Client et sur les données de marché disponibles dans la base benchmark d’OptiRatio.

La garantie du diagnostic porte sur un montant d’économies identifié dans le rapport selon la méthode décrite à l’article 2.3. Elle ne constitue pas une garantie que le Client réalisera effectivement ces économies, celles-ci pouvant dépendre notamment de ses décisions, de ses négociations, des volumes effectivement commandés et de l’évolution des conditions de marché.

OptiRatio ne saurait être tenu responsable :

• des décisions commerciales prises par le Client sur la base des analyses et recommandations ;
• des conséquences d’une transmission de données incorrectes, incomplètes ou tardives par le Client ;
• d’une modification ultérieure des prix ou conditions commerciales décidée par un fournisseur ;
• des interruptions de service dues à des cas de force majeure, défaillances de réseaux tiers ou attaques informatiques échappant raisonnablement au contrôle d’OptiRatio.

Sous réserve des dispositions légales impératives, la responsabilité totale d’OptiRatio est limitée au montant HT effectivement perçu au titre de la prestation directement à l’origine du dommage ou, pour une prestation récurrente, au montant HT perçu au cours des six (6) derniers mois précédant le fait générateur.

Article 10 — Propriété intellectuelle

L’intégralité du service OptiRatio, notamment la plateforme, les algorithmes, la base de données benchmark, les rapports, la nomenclature, les méthodes de scoring, les modèles et les éléments de présentation, est la propriété exclusive d’OptiRatio ou de ses concédants et est protégée par le droit de la propriété intellectuelle.

La commande ou la souscription d’une prestation confère au Client un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable des livrables et fonctionnalités mis à sa disposition, pour ses propres besoins professionnels.

Toute reproduction, extraction, revente, mise à disposition de tiers ou exploitation commerciale non autorisée des données, rapports, méthodes ou éléments propriétaires d’OptiRatio est interdite.

Le Client demeure propriétaire de ses données brutes et documents sources.

Article 11 — Confidentialité et données personnelles

11.1 Isolation et protection des données clients

Les données d’achats transmises par le Client, notamment factures, devis, bons de commande, références produits, prix, volumes et identité des fournisseurs, sont strictement confidentielles et propres au Client.

OptiRatio s’engage à :

• ne jamais transmettre, communiquer, céder ou rendre accessibles les données brutes ou identifiantes du Client à un autre Client, restaurateur, groupement de restaurateurs ou professionnel de la restauration, sous quelque forme que ce soit ;
• ne jamais transmettre, communiquer ou rendre accessibles les données du Client à l’un de ses fournisseurs, grossistes, centrales d’achat ou représentants commerciaux, directement ou indirectement, sauf instruction expresse du Client dans le cadre d’un mandat de négociation ;
• traiter les données de chaque Client dans un environnement logique isolé, garantissant l’absence de porosité entre les bases de données de clients distincts ;
• soumettre ses collaborateurs et sous-traitants techniques à une obligation de confidentialité couvrant ces données.

Ces engagements ne font pas obstacle à l’utilisation anonymisée des données dans les conditions prévues à l’article 11.2.

11.2 Utilisation anonymisée pour l’enrichissement de la base benchmark

La qualité et la pertinence du service OptiRatio reposent en partie sur l’enrichissement continu de sa base de données benchmark.

Dans le cadre de la relation contractuelle, le Client accepte l’utilisation anonymisée de ses données d’achat pour l’enrichissement de cette base, selon les conditions suivantes :

• les données sont anonymisées avant leur intégration à la base benchmark afin de supprimer les informations permettant d’identifier directement le Client ou son établissement ;
• seules les données nécessaires à l’établissement de références et statistiques de marché sont utilisées ;
• les données anonymisées intégrées à la base benchmark ne sont pas restituées à d’autres Clients sous une forme permettant d’identifier le Client source ;
• cette utilisation n’affecte pas les droits du Client sur ses données brutes.

Les modalités techniques et juridiques applicables à cette utilisation sont précisées dans le Contrat de Traitement des Données figurant en Annexe 1.

11.3 Cadre RGPD

Le traitement des données personnelles du Client est régi par la Politique de Confidentialité d’OptiRatio, jointe en Annexe 2 au présent document.

Les conditions de traitement des données du Client en qualité de sous-traitant sont régies par le Contrat de Traitement des Données (CTD) d’OptiRatio, joint en Annexe 1 au présent document.

L’acceptation des présentes CGSU vaut acceptation de ces documents dans la mesure où ils sont applicables à la prestation souscrite.

Article 12 — Force majeure

Ne peut être considérée comme un manquement d’OptiRatio à ses obligations toute inexécution résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, notamment : pannes majeures d’infrastructure Internet, cyberattaques, catastrophes naturelles, conflits, décisions gouvernementales ou événements extérieurs imprévisibles et irrésistibles.

OptiRatio en informe le Client dans les meilleurs délais et met en œuvre les moyens raisonnables pour rétablir le service ou reprendre la prestation.

Article 13 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGSU sont régies par le droit français.

En cas de litige, les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de trente (30) jours.

À défaut de résolution amiable, la compétence est attribuée au Tribunal de Commerce d’Avignon, ou à défaut au Tribunal Judiciaire d’Avignon, sous réserve des règles impératives de compétence applicables.

Article 14 — Dispositions diverses

Si une clause des présentes CGSU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses demeureront en vigueur.

Le fait pour OptiRatio de ne pas se prévaloir d’une clause ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Les présentes CGSU, complétées par le devis, le bon de commande, le contrat commercial et les éventuels mandats applicables, constituent l’accord contractuel entre les Parties pour les prestations concernées.

En cas de contradiction entre les présentes CGSU et une condition particulière expressément acceptée par écrit par OptiRatio et le Client, la condition particulière prévaut pour le périmètre concerné.

Annexe 1 — Contrat de Traitement des Données (CTD)

Contrat de Traitement des Données — Article 28 RGPD
Annexe 1 aux CGSU OptiRatio — Version 3.0 — 10 septembre 2026

Le présent Contrat de Traitement des Données (ci-après « CTD ») est conclu entre OptiRatio, agissant en qualité de sous-traitant, et le Client ayant commandé ou souscrit une prestation OptiRatio, agissant en qualité de responsable de traitement lorsque cette qualification est applicable.

Il est disponible sur le site optiratio.fr et communicable sur simple demande à contact@optiratio.fr. Son acceptation est réputée acquise dès l’acceptation des Conditions Générales de Service et d’Utilisation OptiRatio applicables à la prestation.

OptiRatio
Siège social : 19 rue Paul Manivet, 84000 Avignon
RCS Avignon : 100 381 425 — TVA : FR27100381425
Président : Ludovic Jacout — contact@optiratio.fr — optiratio.fr

Article 1 — Définitions

Au sens du présent CTD :

• « Données Personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, conformément à l’article 4(1) du RGPD ;
• « Traitement » : toute opération effectuée sur des Données Personnelles, conformément à l’article 4(2) du RGPD ;
• « Responsable de traitement » (RT) : le Client, lorsqu’il détermine les finalités et les moyens du traitement ;
• « Sous-traitant » (ST) : OptiRatio, lorsqu’il traite les Données Personnelles pour le compte du Client ;
• « Sous-traitant ultérieur » : tout tiers auquel OptiRatio fait appel pour tout ou partie du traitement.

Article 2 — Objet et durée du traitement

OptiRatio traite, pour le compte du Client et sur ses instructions documentées, les données nécessaires à la fourniture des services d’analyse, de diagnostic, de suivi et d’optimisation des achats souscrits.

L’utilisation de données anonymisées pour l’enrichissement de la base benchmark intervient dans les conditions prévues aux CGSU et n’a pas pour objet de permettre l’identification du Client ou des personnes concernées.

Article 3 — Obligations d’OptiRatio en tant que sous-traitant

OptiRatio s’engage à :

• ne traiter les Données Personnelles que sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers ;
• garantir que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité ;
• mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées visées à l’article 32 du RGPD, notamment chiffrement, contrôle des accès, journalisation et sauvegardes ;
• ne pas recruter de sous-traitant ultérieur sans respecter les modalités d’autorisation prévues au présent CTD ;
• aider le Client, dans la mesure du possible et au regard de la nature du traitement, à satisfaire son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées ;
• aider le Client à garantir le respect des obligations relatives à la sécurité, aux violations de données, aux analyses d’impact et à la consultation préalable de la CNIL lorsque cela est applicable ;
• supprimer ou restituer au choix du Client les Données Personnelles à l’issue de la relation contractuelle, selon les modalités et délais prévus aux CGSU, sous réserve des obligations légales de conservation ;
• mettre à la disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent CTD et permettre la réalisation de contrôles ou audits dans les conditions de l’article 10.

Article 4 — Isolation des données et confidentialité renforcée

4.1 Isolation entre clients

Les données du Client sont traitées dans un environnement logique destiné à empêcher leur accès par des Clients non autorisés.

OptiRatio met en œuvre des mesures de contrôle d’accès et de séparation logique adaptées afin de prévenir la communication ou la porosité entre les données brutes ou identifiantes de clients distincts.

4.2 Interdiction de transmission aux tiers métier

OptiRatio s’interdit de transmettre, communiquer, révéler ou rendre accessibles les données brutes ou identifiantes du Client :

• à tout autre Client ou restaurateur utilisant le service OptiRatio ;
• à tout fournisseur, grossiste, centrale d’achat, agent commercial ou représentant des fournisseurs référencés dans les données du Client, sauf instruction expresse du Client dans le cadre d’une prestation de négociation ;
• à tout tiers non autorisé par le présent CTD, les CGSU ou une instruction écrite du Client.

4.3 Utilisation anonymisée pour la base benchmark

Conformément aux CGSU, OptiRatio peut intégrer dans sa base benchmark des données rendues anonymes et utilisées à des fins statistiques et de comparaison de marché.

Cette utilisation est réalisée de manière à empêcher qu’un autre Client puisse accéder aux données brutes du Client source ou l’identifier à partir des résultats qui lui sont présentés.

OptiRatio documente les mesures d’anonymisation ou d’agrégation mises en œuvre et peut fournir au Client des informations générales sur ce processus dans le cadre du droit de contrôle prévu à l’article 10 du présent CTD.

Article 5 — Obligations du Client en tant que responsable de traitement

Le Client s’engage à :

• ne transmettre à OptiRatio que des données collectées et traitées de manière licite ;
• s’assurer que les personnes concernées ont reçu les informations requises par la réglementation lorsque cela est nécessaire ;
• documenter ses instructions à l’égard d’OptiRatio lorsque celui-ci agit en qualité de sous-traitant ;
• informer OptiRatio de toute demande d’exercice de droits reçue directement par le Client et concernant des données traitées par OptiRatio lorsque l’assistance de ce dernier est nécessaire.

Article 6 — Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel au sens de l’article 4(12) du RGPD affectant des données traitées pour le compte du Client, OptiRatio s’engage à :

• notifier le Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance ;
• fournir les informations disponibles permettant au Client d’évaluer la nature de la violation, les catégories de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées ;
• coopérer raisonnablement avec le Client afin de lui permettre de respecter ses propres obligations de notification et d’information.

Article 7 — Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise OptiRatio à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 1 du présent CTD.

En cas d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur, OptiRatio informe le Client selon les modalités prévues par la réglementation et le présent contrat. Le Client peut faire valoir un motif légitime lié à la protection des données.

OptiRatio impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données compatibles avec celles qui lui incombent au titre du présent CTD et demeure responsable à l’égard du Client de l’exécution des obligations qui lui sont légalement imputables.

Article 8 — Transferts hors Union européenne

Tout transfert de Données Personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale est effectué dans le respect du chapitre V du RGPD et sur la base d’un mécanisme de transfert valable lorsqu’il est requis.

OptiRatio fournit au Client, sur demande raisonnable, les informations relatives aux garanties applicables aux transferts concernés.

Article 9 — Registre et documentation

OptiRatio tient, lorsque la réglementation l’exige, un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de ses Clients conformément à l’article 30(2) du RGPD.

Article 10 — Droit de contrôle et d’audit

Le Client peut demander les informations nécessaires pour vérifier le respect par OptiRatio de ses obligations en qualité de sous-traitant.

Lorsque les informations documentaires disponibles ne permettent pas raisonnablement de satisfaire cette vérification, le Client peut demander la réalisation d’un audit, lui-même ou par un tiers indépendant mandaté, sous réserve d’un préavis raisonnable, de la confidentialité des informations consultées, du respect des contraintes de sécurité et de l’absence de perturbation disproportionnée du service.

Sauf manquement avéré d’OptiRatio ou obligation légale contraire, les coûts spécifiques d’un audit demandé par le Client restent à la charge de ce dernier.

Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs

Liste des sous-traitants ultérieurs autorisés au jour de la présente version du CTD :

• Sellsy — CRM et gestion de la relation client ;
• Oodrive — plateforme sécurisée de transfert ou restitution des données clients ;
• Prodatasec — traitement IA et infrastructure, dans le périmètre effectivement confié à ce prestataire.

Le présent CTD constitue l’Annexe 1 aux CGSU OptiRatio.

Annexe 2 — Politique de Confidentialité

Traitement des données personnelles — RGPD
Annexe 2 aux CGSU OptiRatio — Version 3.0 — 10 septembre 2026

OptiRatio
Siège social : 19 rue Paul Manivet, 84000 Avignon
RCS Avignon : 100 381 425 — TVA : FR27100381425
Président : Ludovic Jacout — contact@optiratio.fr

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données personnelles collectées par OptiRatio pour la gestion de sa relation commerciale, de son site et de ses propres opérations est :

OptiRatio, 19 rue Paul Manivet, 84000 Avignon — RCS Avignon 100 381 425 — contact@optiratio.fr

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse : contact@optiratio.fr.

2. Données collectées et finalités

2.1 Données de gestion client et prospect

Dans le cadre de la relation commerciale, OptiRatio peut collecter et traiter les données suivantes :

2.2 Données métier

Dans le cadre de la fourniture des prestations d’analyse et de suivi des achats, le Client peut transmettre à OptiRatio des données relatives à ses achats, notamment factures, devis, bons de commande, références produits, prix et informations fournisseurs.

Lorsque ces données contiennent des Données Personnelles traitées par OptiRatio pour le compte du Client, le Client demeure responsable de traitement et OptiRatio agit en qualité de sous-traitant dans les conditions prévues par le CTD figurant en Annexe 1.

3. Destinataires des données

Les données personnelles collectées ou traitées par OptiRatio peuvent être accessibles :

• aux collaborateurs et personnes habilitées par OptiRatio, dans la limite de leurs attributions ;
• aux sous-traitants techniques d’OptiRatio, dans le cadre de contrats ou engagements conformes à la réglementation applicable ;
• aux autorités ou organismes légalement habilités, lorsque la loi l’exige.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales indépendantes.

4. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés modifiée, toute personne concernée dispose, selon la base légale et la nature du traitement, des droits applicables en matière :

• d’accès ;
• de rectification ;
• d’effacement ;
• de limitation ;
• d’opposition ;
• de portabilité, lorsque les conditions légales sont réunies.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à : contact@optiratio.fr.

OptiRatio répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation.

En cas de difficulté, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

5. Sécurité des données

OptiRatio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment en matière de chiffrement des données en transit, contrôle des accès, journalisation, sauvegardes et gestion des habilitations, selon les systèmes concernés.

En cas de violation de données personnelles, OptiRatio applique les obligations de notification et d’information prévues par la réglementation selon le rôle qu’il exerce dans le traitement concerné.

6. Transferts internationaux

Lorsque des données personnelles font l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, OptiRatio veille à ce que ce transfert repose sur un mécanisme juridique valable lorsque la réglementation l’exige.

7. Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales, techniques ou opérationnelles.

La version en vigueur est celle publiée sur le site OptiRatio.

Pour toute question : contact@optiratio.fr