Conditions Générales de Service et d'Utilisation

OptiRatio — Service d’analyse et d’optimisation des achats

Version 2.5 — Applicables à compter du 24 avril 2026

Article 1 — Champ d’application

Les présentes Conditions Générales de Service et d’Utilisation (ci-après « CGSU ») s’appliquent à toute souscription d’un abonnement aux services OptiRatio par un client professionnel (ci-après « le Client »), qu’elle soit effectuée en ligne, ou par contrat commercial signé. Elles priment sur tout document du Client sauf accord écrit contraire. Le fait de souscrire à un abonnement vaut acceptation pleine et entière des présentes CGSU.

Les présentes CGSU, dans leur version en vigueur, sont publiées et consultables à tout moment sur le site www.optiratio.fr.

OptiRatio se réserve le droit de modifier les présentes CGSU. Les modifications sont notifiées au Client par email et entrent en vigueur 30 jours après cette notification. En cas de désaccord, le Client peut résilier son abonnement sans frais pendant ce délai.

Article 2 — Description des services

2.1 Offres d’abonnement

OptiRatio propose un service d’analyse et d’optimisation des achats destiné aux professionnels de la restauration, composé de trois offres d’abonnement mensuel sans engagement de durée, renouvelables tacitement par périodes d’un mois.

OptiRatio se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités à la hausse sans modification du tarif.

Détail des fonctionnalités par offre

2.2 Prestation ponctuelle « Audit & comparaison de devis fournisseurs »

OptiRatio propose en complément de ses offres d’abonnement, ou indépendamment de toute souscription, une prestation ponctuelle d’analyse et comparaison de devis fournisseurs, au tarif de 149 € HT. Elle est incluse sans coût additionnel pour les abonnés à l’offre Max.

Périmètre. La prestation couvre l’analyse de jusqu’à vingt (20) devis fournisseurs transmis au format PDF exclusivement. Tout autre format ne sera pas traité par OptiRatio.

Déroulement. Toute commande est précédée d’un échange téléphonique de définition du besoin de 15 minutes avec un conseiller OptiRatio. À l’issue de la prestation, le rapport d’audit est présenté au Client lors d’un créneau de restitution de 15 minutes. La restitution sous forme de rapport écrit intervient sous sept (7) jours calendaires maximum à compter de la réception par OptiRatio de l’ensemble des devis.

Caractère non remboursable. La prestation n’est pas remboursable une fois l’analyse démarrée. L’analyse est réputée démarrée dès la réception par OptiRatio de l’ensemble des devis déposés par le Client. À défaut de dépôt des devis dans un délai de 30 jours à compter de la signature, la prestation est considérée comme close sans donner lieu à remboursement.

Les conditions détaillées de cette prestation font l’objet d’un contrat spécifique communiqué au Client avant toute commande.

2.3 Offre « Multi-affaires & collectivités »

Pour les groupes, réseaux, établissements multi-sites, collectivités et besoins de consolidation, OptiRatio propose une offre sur mesure, faisant l’objet d’un devis personnalisé et d’un contrat commercial spécifique. Toute demande est à adresser à contact@optiratio.fr.

2.4 Audit gratuit

OptiRatio propose un audit gratuit, sans engagement et sans suite obligatoire, destiné aux prospects souhaitant évaluer le service avant toute souscription. L’acceptation des présentes CGSU lors de la validation du formulaire en ligne vaut acceptation expresse des conditions du présent article.

Périmètre. L’audit gratuit porte sur l’analyse de jusqu’à dix (10) factures fournisseurs transmises au format PDF uniquement. Au-delà de 10 factures, OptiRatio n’intègrera pas le surplus dans l’analyse gratuite et pourra orienter le prospect vers la prestation payante « Audit & comparaison de devis fournisseurs » visée à l’article 2.2.

Déroulement. Dans les 48 heures suivant la validation du formulaire en ligne, OptiRatio adresse au prospect, par email, un lien personnel et sécurisé vers la plateforme Oodrive pour y déposer ses factures. Après réception des factures, OptiRatio contacte le prospect par téléphone et par email afin de convenir d’un créneau de 30 minutes (visio ou présentiel) pour la présentation des résultats. Ce créneau doit être planifié dans les 30 jours suivant la réception des factures. Passé ce délai sans planification, l’audit gratuit est considéré comme clos et les données déposées sont supprimées.

Condition substantielle. Le rapport d’audit n’est jamais remis par email ou par dépôt sur plateforme, mais uniquement présenté oralement lors du créneau de restitution convenu. Cette restitution orale est une condition essentielle du service gratuit.

Utilisation anonymisée des données. Condition obligatoire du service gratuit, le prospect autorise expressément OptiRatio, par l’acceptation des présentes CGSU, à utiliser ses données d’achats de manière anonymisée et agrégée pour enrichir sa base de données benchmark, dans les conditions prévues à l’article 11.2. Cette utilisation ne peut faire l’objet d’une opposition.

Absence d’engagement. L’audit gratuit n’implique aucune obligation de souscription ultérieure. À l’issue de la restitution, le prospect est libre de s’arrêter à la version gratuite ou de souscrire à une offre payante, qui fera l’objet d’un contrat distinct.

Données collectées. Les données personnelles collectées via le formulaire (nom, prénom, email, téléphone, qualité) sont traitées par OptiRatio sur la base légale de l’exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et conservées pendant la durée de l’audit puis jusqu’à 60 jours après la restitution, sauf souscription ultérieure à une offre OptiRatio. Les conditions de traitement des données d’achats transmises sont régies par l’Annexe 1 (CTD) des présentes CGSU.

Article 3 — Modalités de souscription et mise en service

3.1 Souscription

La souscription s’effectue par signature d’un contrat commercial. Elle prend effet à la date de validation du paiement. Le Client garantit que les informations fournies lors de la souscription sont exactes et s’engage à les maintenir à jour. OptiRatio ne peut être tenu responsable des conséquences d’informations erronées.

3.2 Mise en service du Client

Dès la signature du contrat, la mise en service du Client se déroule selon les étapes suivantes :

La présentation du premier audit par créneau de 30 minutes n’est proposée que pour le premier rapport. Les rapports suivants sont transmis directement au Client, sans créneau de présentation. Le Client peut solliciter une assistance dans les conditions prévues à l’article 7 (support 48h ouvrables).

Article 4 — Tarifs et facturation

4.1 Tarifs

Les tarifs sont exprimés en euros hors taxes (HT). La TVA applicable est celle en vigueur au jour de la facturation (20 % au jour de la rédaction des présentes). OptiRatio se réserve le droit de modifier ses tarifs sous réserve d’un préavis de 30 jours par email. Le Client peut résilier sans frais pendant ce délai.

4.2 Modalités de paiement

L’abonnement donne lieu à un règlement mensuel, à la date anniversaire de la souscription, par carte bancaire ou prélèvement SEPA. La date anniversaire correspond à la date du règlement initial. L’abonnement n’est pas remboursable sauf résiliation pour faute d’OptiRatio, au prorata du temps restant.

La prestation ponctuelle « Audit & comparaison de devis fournisseurs » visée à l’article 2.2 donne lieu à un règlement unique à la commande, par carte bancaire ou virement bancaire. Le prélèvement SEPA est réservé aux Clients déjà abonnés à l’offre Essentielle ou Pro. Elle n’est pas remboursable une fois l’analyse démarrée.

En cas d’échec de prélèvement, OptiRatio en informe le Client par email. À défaut de régularisation sous 7 jours, le service est suspendu. En cas de non-régularisation dans les 30 jours suivant la mise en demeure, l’abonnement est résilié de plein droit.

4.3 Intérêts de retard

Tout impayé donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure, à l’application d’intérêts de retard au taux directeur de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros conformément à l’article D. 441-5 du Code de commerce.

Article 5 — Durée, changement de formule et résiliation

5.1 Durée et renouvellement

L’abonnement est souscrit pour une durée d’un mois à compter de la date du règlement initial (ci-après « date anniversaire »). Il est renouvelable tacitement par périodes successives d’un mois, sauf résiliation dans les conditions prévues ci-après.

5.2 Résiliation à l’initiative du Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, sans préavis, en adressant sa demande par email à abonnement@optiratio.fr. OptiRatio accuse réception de la demande dans un délai de 48 heures ouvrables et confirme au Client la date de fin effective de l’abonnement.

La résiliation prend effet à la prochaine date anniversaire mensuelle suivant la demande. Tout mois commencé est dû et aucun remboursement au prorata n’est applicable.

À titre d’exemple, un Client dont la date anniversaire est le 15 du mois et qui adresse sa demande de résiliation le 20 verra son abonnement prendre fin le 15 du mois suivant.

5.3 Changement de formule à l’initiative du Client

Le Client peut à tout moment demander un changement de formule, qu’il s’agisse d’une montée de gamme (par exemple Essentielle vers Pro, ou Pro vers Max) ou d’une descente de gamme (par exemple Max vers Pro, ou Pro vers Essentielle), en adressant sa demande par email à abonnement@optiratio.fr.

OptiRatio accuse réception de la demande dans un délai de 48 heures ouvrables et confirme au Client la nouvelle formule ainsi que la date de prise d’effet. Le changement de formule prend effet à la prochaine date anniversaire mensuelle suivant la demande. Le nouveau tarif s’applique à compter de cette date. Tout mois en cours reste dû au tarif de la formule initiale, sans remboursement au prorata.

Le Client peut changer de formule aussi souvent qu’il le souhaite, sans limite de fréquence.

5.4 Résiliation à l’initiative d’OptiRatio

OptiRatio peut suspendre l’accès au service, puis résilier l’abonnement, dans les cas suivants : (i) impayé : suspension après 7 jours sans régularisation, résiliation de plein droit après mise en demeure restée sans effet pendant 30 jours ; (ii) usage frauduleux ou contraire aux présentes CGSU : suspension immédiate, résiliation après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours ; (iii) communication de données fausses lors de la souscription : résiliation de plein droit après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours.

La mise en demeure est adressée par email avec accusé de réception à l’adresse déclarée par le Client lors de la souscription. La suspension n’ouvre pas droit à remboursement de la période en cours.

5.5 Effets de la résiliation

À la date d’effet de la résiliation, l’accès au service OptiRatio est immédiatement désactivé. Les conditions d’export des livrables et des données du Client sont décrites à l’article 6 des présentes.

Article 6 — Export des données et changement de prestataire de services

Conformément au règlement (UE) 2023/2854 dit « Data Act », le Client dispose à tout moment, et notamment en cas de résiliation, du droit d’exporter gratuitement ses données et livrables et de changer de prestataire de services sans entrave technique ou contractuelle.

À la date d’effet de la résiliation, et pendant une période de soixante (60) jours, OptiRatio met à la disposition du Client l’intégralité de ses livrables (ensemble des audits produits, tableaux de bord, rapports) et de ses données exportables, selon l’une des modalités suivantes : (i) mise à disposition dans un espace en ligne dédié accessible par le Client, ou (ii) dépôt dans un dossier sécurisé au nom du Client sur la plateforme Oodrive.

Les livrables sont fournis dans leur format d’origine (PDF pour les rapports). Les données structurées sont mises à disposition dans un format couramment utilisé et lisible par machine (CSV ou XLSX). OptiRatio apporte une assistance raisonnable au Client durant cette période pour faciliter le transfert vers un nouveau prestataire de services ou vers sa propre infrastructure.

Passé le délai de soixante (60) jours, les données et livrables sont supprimés définitivement conformément à l’Annexe 1 (CTD) et à l’Annexe 2 (Politique de Confidentialité). Aucun frais de changement de prestataire de services ou d’export n’est facturé par OptiRatio.

Article 7 — Obligations d’OptiRatio

OptiRatio s’engage à :

• Fournir les livrables mensuels entre le 1er et le 10 du mois M+1, sous réserve que les données d’achats du mois M aient été transmises par le Client au plus tard le dernier jour du mois M, dans un format exploitable et sans anomalie bloquante. Le premier livrable est fourni le mois suivant la première transmission complète de données par le Client, à la date anniversaire d’abonnement ;
• Assurer une disponibilité du service de 99 % par mois (hors maintenances programmées annoncées 48h à l’avance) ;
• Mettre à jour la base de données benchmark mensuellement ;
• Répondre aux demandes de support dans un délai de 48 heures ouvrables ;
• Notifier le Client de toute modification significative du service dans un délai de 30 jours.

Article 8 — Obligations du Client

8.1 Obligations générales

Le Client s’engage à :

• Ne pas communiquer ses identifiants d’accès à des tiers ;
• Utiliser le service exclusivement pour ses propres besoins professionnels et non pour le revendre ou le sous-licencier ;
• Informer OptiRatio sans délai de toute anomalie ou difficulté constatée.

8.2 Transmission des factures

Le Client s’engage à mettre à disposition d’OptiRatio ses factures fournisseurs au format PDF exclusivement, et ce au plus tard le dernier jour du mois afin de bénéficier du livrable du mois suivant. Tout autre format (papier, photo, CSV, XLS, Word, etc.) ne sera pas traité par OptiRatio.

La transmission s’effectue selon l’un des trois canaux suivants, au choix du Client et précisé au contrat commercial :

• Canal 1 — Plateforme Oodrive. Le Client dépose ses factures dans son dossier nominatif et sécurisé sur la plateforme Oodrive, dont le lien d’accès lui est communiqué par OptiRatio à la signature du contrat.
• Canal 2 — Mise en relation avec l’expert-comptable du Client. Le Client communique à OptiRatio les coordonnées de son expert-comptable (nom, email, téléphone) et l’autorise à être contacté par OptiRatio. OptiRatio prend alors en charge la mise en œuvre du canal de transmission avec l’expert-comptable, sous sa propre responsabilité.
• Canal 3 — Accès à une solution tierce de gestion des factures (type Pennylane, Libéo, ou équivalent). Le Client fournit à OptiRatio un accès en lecture seule à sa solution, en contactant lui-même son éditeur logiciel pour connaître la procédure d’octroi des droits d’accès. OptiRatio se charge ensuite de l’extraction des factures depuis la solution.

Le Client demeure seul responsable de l’exactitude et de la complétude des factures transmises, quel que soit le canal utilisé. En cas de transmission incomplète ou retardée, les délais de livraison du rapport mensuel peuvent être impactés sans que la responsabilité d’OptiRatio puisse être engagée.

Article 9 — Responsabilité et limitation

OptiRatio fournit ses services dans le cadre d’une obligation de moyens. Les analyses et recommandations produites sont basées sur les données transmises par le Client et sur la base de données benchmark d’OptiRatio. Elles ont une valeur indicative et ne constituent pas une garantie d’économie ou de résultat commercial.

OptiRatio ne saurait être tenu responsable : (i) des décisions commerciales prises par le Client sur la base des analyses ; (ii) des conséquences d’une transmission de données incorrectes ou incomplètes par le Client ; (iii) des interruptions de service dues à des cas de force majeure, défaillances de réseaux tiers ou attaques informatiques.

En tout état de cause, la responsabilité d’OptiRatio est limitée au montant des sommes effectivement perçues au titre de l’abonnement au cours des 6 derniers mois précédant le sinistre.

Article 10 — Propriété intellectuelle

L’intégralité du service OptiRatio (plateforme, algorithmes, base de données benchmark, rapports, nomenclature, méthodes de scoring) est la propriété exclusive d’OptiRatio et protégée par le droit de la propriété intellectuelle.

La souscription d’un abonnement confère au Client un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable du service, pour ses propres besoins professionnels. Toute reproduction, extraction, revente ou exploitation commerciale des données, rapports ou méthodes d’OptiRatio est strictement interdite.

Article 11 — Confidentialité et données personnelles

11.1 Isolation et protection des données clients

Les données d’achats transmises par le Client (factures, bons de commande, références produits, prix, volumes, identité des fournisseurs) sont strictement confidentielles et propres au Client. OptiRatio s’engage formellement à :

• Ne jamais transmettre, communiquer, céder ou rendre accessibles les données brutes ou identifiantes du Client à un autre Client, restaurateur, groupement de restaurateurs ou professionnel de la restauration, sous quelque forme que ce soit ;
• Ne jamais transmettre, communiquer ou rendre accessibles les données du Client à l’un de ses fournisseurs, grossistes, centrales d’achat ou représentants commerciaux, directement ou indirectement ;
• Traiter les données de chaque Client dans un environnement logique isolé, garantissant l’absence de porosité entre les bases de données de clients distincts ;
• Soumettre ses collaborateurs et sous-traitants techniques à une obligation de confidentialité stricte couvrant ces données.

Ces engagements ne font pas obstacle à l’utilisation anonymisée des données dans les conditions prévues à l’article 11.2 ci-après.

11.2 Utilisation anonymisée pour l’enrichissement de la base benchmark

La qualité et la pertinence du service OptiRatio reposent en partie sur l’enrichissement continu de sa base de données benchmark. Cette utilisation constitue une condition d’accès au service et ne peut faire l’objet d’une opposition. Le Client l’accepte expressément par la souscription à un abonnement OptiRatio, dans les conditions suivantes :

• Les données sont strictement anonymisées avant toute intégration à la base benchmark : toute information permettant d’identifier le Client, son établissement, ses fournisseurs nommés ou ses conditions commerciales particulières sont supprimées de manière irréversible ;
• L’anonymisation est réalisée par OptiRatio préalablement à tout traitement statistique, par application d’un processus technique documenté garantissant l’impossibilité de réidentification ;
• Seules des données agrégées et statistiques (prix moyen constaté, écart-type, tendance de marché par catégorie) sont intégrées à la base benchmark ;
• Les données anonymisées intégrées à la base benchmark ne peuvent en aucun cas être restituées sous forme brute ou identifiante, y compris à la demande du Client lui-même ;
• Cette utilisation n’affecte pas les droits du Client sur ses données brutes, qui demeurent sa propriété exclusive et sont supprimées à la résiliation conformément à l’article 6.

11.3 Cadre RGPD

Le traitement des données personnelles du Client est régi par la Politique de Confidentialité d’OptiRatio, jointe en Annexe 2 au présent document. Les conditions de traitement des données du Client en qualité de sous-traitant sont régies par le Contrat de Traitement des Données (CTD) d’OptiRatio, joint en Annexe 1 au présent document. L’acceptation des présentes CGSU vaut acceptation de ces deux documents.

Article 12 — Force majeure

Ne peut être considérée comme un manquement d’OptiRatio à ses obligations toute inexécution résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, notamment : pannes d’infrastructure Internet, cyberattaques, catastrophes naturelles, décisions gouvernementales. OptiRatio en informe le Client dans les meilleurs délais et s’engage à rétablir le service dans les plus brefs délais.

Article 13 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGSU sont régies par le droit français. En cas de litige, les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut de résolution amiable, la compétence est attribuée au Tribunal de Commerce d’Avignon, ou à défaut le Tribunal Judiciaire d’Avignon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Article 14 — Dispositions diverses

Si une clause des présentes CGSU était déclarée nulle, les autres clauses demeureront en vigueur. Le fait pour OptiRatio de ne pas se prévaloir d’une clause ne vaut pas renonciation. Les présentes CGSU constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties sur leur objet et remplacent tout accord antérieur.

Annexe 1 — Contrat de Traitement des Données (CTD)

Contrat de Traitement des Données — Article 28 RGPD

Annexe 1 aux CGSU OptiRatio — Version 2.5 — 24 avril 2026

Le présent Contrat de Traitement des Données (ci-après « CTD ») est conclu entre OptiRatio, agissant en qualité de sous-traitant, et le Client souscripteur d’un abonnement OptiRatio, agissant en qualité de responsable de traitement. Il est disponible sur le site optiratio.fr et communicable sur simple demande à contact@optiratio.fr. Son acceptation est réputée acquise dès la signature des Conditions Générales de Service et d’Utilisation OptiRatio.

Article 1 — Définitions

Au sens du présent CTD :

• « Données Personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, conformément à l’article 4(1) du RGPD ;
• « Traitement » : toute opération effectuée sur des Données Personnelles, conformément à l’article 4(2) du RGPD ;
• « Responsable de traitement » (RT) : le Client, qui détermine les finalités et les moyens du traitement ;
• « Sous-traitant » (ST) : OptiRatio, qui traite les Données Personnelles pour le compte du Client ;
• « Sous-traitant ultérieur » : tout tiers auquel OptiRatio fait appel pour tout ou partie du traitement.

Article 2 — Objet et durée du traitement

OptiRatio traite, pour le compte du Client et sur ses instructions documentées, les données nécessaires à la fourniture du service d’analyse et d’optimisation des achats souscrits.

Article 3 — Obligations d’OptiRatio en tant que sous-traitant

OptiRatio s’engage à :

• Ne traiter les Données Personnelles que sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers ;
• Garantir que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité ;
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées visées à l’article 32 du RGPD (chiffrement, contrôle des accès, journalisation, sauvegardes) ;
• Ne pas recruter de sous-traitant ultérieur sans autorisation écrite préalable du Client. La liste des sous-traitants actuels figure en Annexe 1 du présent CTD. OptiRatio informe le Client de tout changement prévu par email, avec un préavis minimum de 30 jours ;
• Aider le Client, dans la mesure du possible et au regard de la nature du traitement, à satisfaire son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées ;
• Aider le Client à garantir le respect des obligations relatives à la sécurité, aux violations de données, aux analyses d’impact (AIPD) et à la consultation préalable de la CNIL ;
• Supprimer ou restituer au choix du Client l’ensemble des Données Personnelles à l’issue du contrat, dans un délai de 60 jours, selon les modalités prévues aux CGSU (espace en ligne dédié ou plateforme Oodrive) ;
• Mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent CTD, et permettre la réalisation d’audits par le Client ou un auditeur mandaté.

Article 4 — Isolation des données et confidentialité renforcée

Au-delà des obligations générales de sous-traitant, OptiRatio prend les engagements spécifiques suivants, essentiels à la confiance du Client :

4.1 Isolation stricte entre clients

Les données du Client sont traitées dans un environnement logique isolé. OptiRatio garantit l’absence totale de communication, croisement ou porosité entre les données brutes ou identifiantes de clients distincts. Cet engagement couvre notamment l’architecture technique, les accès utilisateurs internes et les exports.

4.2 Interdiction de transmission aux tiers métier

OptiRatio s’interdit formellement de transmettre, communiquer, révéler ou rendre accessibles les données du Client, sous quelque forme que ce soit :

• À tout autre client ou restaurateur abonné au service OptiRatio ;
• À tout fournisseur, grossiste, centrale d’achat, agent commercial ou représentant des fournisseurs référencés dans les données du Client ;
• À tout tiers non expressément autorisé par le présent CTD ou par instruction écrite du Client.

Cette interdiction s’applique y compris sous forme de données agrégées non anonymisées, d’extraits partiels ou de données dérivées permettant une identification indirecte.

4.3 Utilisation anonymisée pour la base benchmark

Conformément aux CGSU (art. 11.2), OptiRatio est autorisé à intégrer des données anonymisées du Client dans sa base benchmark. Cette utilisation est soumise aux conditions cumulatives suivantes :

• Anonymisation irréversible préalable, supprimant toute information identifiante (nom Client, établissement, fournisseurs nommés, conditions tarifaires particulières) ;
• Intégration exclusive sous forme statistique agrégée (moyennes, tendances, écarts-types par catégorie) ;
• Impossibilité technique garantie de ré-identification ou de restitution sous forme brute.

OptiRatio documente son processus d’anonymisation et le met à disposition du Client sur demande dans le cadre du droit d’audit prévu à l’article 10 du présent CTD.

Article 5 — Obligations du Client en tant que responsable de traitement

Le Client s’engage à :

• Ne transmettre à OptiRatio que des données collectées de manière licite et pour des finalités compatibles avec le service ;
• S’assurer que les personnes dont les données sont transmises ont été informées du traitement conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ;
• Documenter ses instructions à l’égard d’OptiRatio ;
• Informer OptiRatio de toute demande d’exercice de droits reçue directement par le Client et concernant des données traitées par OptiRatio.

Article 6 — Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel au sens de l’article 4(12) du RGPD, OptiRatio s’engage à :

• Notifier le Client dans les meilleurs délais et au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance ;
• Fournir, dans la notification, au minimum : la nature de la violation, les catégories et nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées ;
• Coopérer activement avec le Client pour lui permettre de respecter son obligation de notification à la CNIL dans les 72 heures.

Article 7 — Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise OptiRatio à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 1. En cas d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur, OptiRatio informe le Client par email au moins 30 jours avant. Le Client peut s’y opposer pour motif légitime dans ce délai.

OptiRatio s’assure que ses sous-traitants ultérieurs respectent les mêmes obligations en matière de protection des données que celles prévues au présent CTD. OptiRatio demeure entièrement responsable à l’égard du Client de l’exécution par ses sous-traitants de leurs obligations.

Article 8 — Transferts hors UE

Tout transfert de Données Personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale n’est effectué que dans le respect du chapitre V du RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, ou autre garantie appropriée). OptiRatio informe le Client de tout transfert envisagé et fournit les garanties correspondantes sur demande.

Article 9 — Registre et documentation

OptiRatio tient un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client, conformément à l’article 30(2) du RGPD. Ce registre est mis à la disposition du Client et de la CNIL sur demande.

Article 10 — Droit d’audit

Le Client a le droit de réaliser des audits de conformité RGPD, lui-même ou par un tiers mandaté, après notification écrite à OptiRatio avec un préavis de 30 jours minimum. Les audits se déroulent pendant les heures ouvrables et ne perturbent pas l’activité d’OptiRatio. Les coûts de l’audit sont à la charge du Client. Les informations obtenues lors de l’audit sont confidentielles.

Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs

Liste des sous-traitants ultérieurs autorisés au jour de la conclusion du CTD : Sellsy (CRM) — Oodrive (plateforme sécurisée de restitution des données clients) — Prodatasec (IA & infrastructure).

Le présent CTD constitue l’Annexe 1 aux CGSU OptiRatio. Son acceptation est réputée acquise dès la signature des CGSU OptiRatio.

Annexe 2 — Politique de Confidentialité

Traitement des données personnelles — RGPD

Annexe 2 aux CGSU OptiRatio — Version 2.5 — 24 avril 2026

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation des services OptiRatio est :

OptiRatio, 19 rue Paul Manivet, 84000 Avignon — RCS Avignon 100 381 425 — contact@optiratio.fr

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse : contact@optiratio.fr.

2. Données collectées et finalités

2.1 Données de gestion client (OptiRatio en tant que responsable de traitement)

Dans le cadre de la relation commerciale, OptiRatio collecte et traite les données suivantes :

2.2 Données métier (OptiRatio en tant que sous-traitant)

Dans le cadre de la fourniture du service d’analyse des achats, le Client transmet à OptiRatio des données relatives à ses achats (factures, bons de commande, prix fournisseurs). Ces données sont traitées par OptiRatio exclusivement pour les besoins du service, sur instruction du Client. Le Client demeure responsable de traitement pour ces données. Les conditions de ce traitement sont détaillées dans le Contrat de Traitement des Données (CTD) OptiRatio, disponible sur optiratio.fr et communicable sur simple demande à contact@optiratio.fr.

3. Destinataires des données

Les données personnelles collectées par OptiRatio sont accessibles :

• Aux collaborateurs d’OptiRatio habilités, dans la limite de leurs attributions ;
• Aux sous-traitants techniques d’OptiRatio, dans le cadre de contrats conformes au RGPD. Sous-traitants actuels : Sellsy (CRM) — Oodrive (plateforme sécurisée de restitution des données clients) — Prodatasec (IA & infrastructure).

Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

4. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et libertés modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir une copie de vos données traitées par OptiRatio ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation) ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• Droit à la limitation : demander le gel temporaire d’un traitement.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à : contact@optiratio.fr. OptiRatio s’engage à y répondre dans un délai d’un mois. En cas de difficulté, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

5. Sécurité des données

OptiRatio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données personnelles, notamment : chiffrement des données en transit (TLS) et au repos, contrôle des accès par authentification, journalisation des accès, sauvegardes régulières sur serveurs européens.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées, OptiRatio notifie la CNIL dans les 72 heures et en informe les personnes concernées sans délai injustifié.

6. Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales ou de nos pratiques. La date de dernière mise à jour est indiquée en en-tête. En cas de modification substantielle, les Clients abonnés en seront informés par email 30 jours avant entrée en vigueur.

Pour toute question : contact@optiratio.fr — CNIL : www.cnil.fr